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内容証明と配達証明をセットにする理由

内容証明+配達証明は常にセットで行うのが基本です

内容証明の制度については、「内容証明とは?書かれた内容が事実として証明されちゃう?」の記事で紹介させていただきました。

こちらの記事のとおり、内容証明制度を利用すれば、「発信」については日時や内容を完璧に証明してもらえます。

しかし、受取については証明してくれません。

上記の記事をお読みいただいた方は、相手が内容証明郵便を受け取らなかったらどうなるの?と感じられたかもしれませんが、そのとおりです。

相手方が郵便物を受け取ったことについて証明してくれる制度は別にあります。

配達証明の制度です。

内容証明だけでは配達された日までは証明できません

おさらいになりますが、内容証明は手紙の内容と差出日時を郵便局が証明してくれる制度でした。

このとおり、配達日時までは証明されません。

民法という法律で、意思表示の効果は相手方に到達したときに発生することが原則とされています。

意思表示とはここでは手紙に書いた内容のことと思っていただければ問題ありません。

そうすると、内容証明だけでは意思表示を発信したことは証明できても、到達したことは証明できないことになるため、別の手段が必要です。

配達証明オプションで配達された日を証明する

そこで利用されるのが、冒頭で登場した配達証明という制度です。

文字通り、配達したことを証明してくれます。

配達したとは、相手方が郵便物を受け取ったということです。

これで、意思表示の到達を証明する手段も揃ったことになります。

ちなみに似たような用語に「配達記録」というものがありますが、これは別物です。

配達記録に加え、配達証明と混乱しがちな制度に、書留があるのでここで区別しておきましょう。

配達証明・配達記録・簡易書留・一般書留の区別をわかりやすく

配達記録 < 簡易書留 < 一般書留 ≦ 配達証明

この不等式ですが、2つ意味があります。

1つは、費用です。右に行くほど高いです。

高いほど価値があるということになりますが、どんな価値化というと補償額です。

これが2つ目の意味です。

太字にした一般書留という制度を基準に説明させていただきますが、これは、郵便物の配送について郵便局が経路を記録し、配達上の手違いで差出人に損害が生じた場合に10万円まで損害を補償してくれる制度です。

経路の記録が残りますが、これは損害補償が目的の制度だと思っていただく方がわかりやすいです。

いつどこで配送上のトラブルがあったか説明するために経路(引き受け郵便局からどの郵便局が取り扱ったか)を記録すると理解していただければ良いと思います。

簡易書留は、簡易とあるように、一般書留の簡易版です。

中間経路の記録が省略され、補償額も半額の5万円までとなります。

それよりも安い配達記録では、補償額が0円となります。

これら3つの郵便では、配達員はポスト投函ではなく手渡する必要があります。

書留が送られてくると、サイン(署名)又は押印を求められますよね。

そこまでしているのだったら、宛先の住所まで配達したことも証明してくれれば良いのにと思うわけですが、これこそが上記不等式の一番右に位置する配達証明です。

「≦(大なりイコール)」という記号で表現してみましたが、配達証明は一般書留と常にセットです。

配達証明は一般書留のオプションサービスなのです。

いかがでしょうか?

窓口で配達証明と間違えて配達記録と言い間違えないことがポイントです。

配達ショウメイとさえ言えれば「一般書留も必要です」と案内してもらえますが、配達キロクと言ってしまうとそのまま受理されてしまいます。

なんか安いなぁ、と思えれば良いかもしれませんが、初めてで緊張していると大惨事になってしまうかもしれません。

ただ、内容証明では当然配達証明がセットとなるのでよほど心配する必要はないかもしれません。

内容証明は相手が不在の場合と受取拒否した場合で効果は同じ?違う?

最後に、配達証明オプションをつけて内容証明を郵送した後の流れについて心配なこと、つまり、内容証明が配達されなかったときのことを説明します。

これには次の2つの事態が想定されます。

① 相手が不在で持ち帰られ、保管期限も過ぎた(=配達員が相手方に会えなかった)

② 配達員が相手まで届けたが受け取りを拒否された

内容証明の効果的に支障をきたすのは①のケースです。

②のケースでは「受取拒否」という記録が残ります。

②の場合は、差出人の努力が報われることになります。

無視する方が悪い。そういうことです。

が、①のケースでは、受け取ることができておらず、意思表示が到達したとまでは評価してもらえないのです。

ちなみに①②の他に、「誰かが代わりに受け取った」というケースもあり得ます。

本人しか受け取れないのでは?と思われるかもしれませんが、それはさらに「本人限定受取」というオプションが必要となります。

つまり、本人限定受取でなければ、身内や同僚などが代わりに受け取ることができ、それで「配達証明」されます。

窓口で内容証明を配達証明(+一般書留)付きで手続した後の流れを3パターン紹介しましたが、お察しのとおり、どこに送るかも内容証明の成否をわける重要ポイントとなるのです。

この点については、別記事にて紹介させていただきます。

まとめ

内容証明と配達証明は常にセット

本記事の結論はこれにつきます。

ありがとうございました。

(文責・行政書士長谷川/愛知県岡崎市)

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